La doctora confirma citas entre paciente y paciente
Las llamadas se meten por la tarde, si hay hueco, o no se meten. Nadie sabe cuántas se han quedado sin hacer.
Clínicas y centros de salud
El paciente que pide cita
no debería depender de que alguien se acuerde.
Un presupuesto que nadie llama, una cita que no se confirma, un paciente que dijo «lo pienso» y del que nadie se acuerda dos semanas después. Eso no es desorganización: es dinero que ya habías ganado y que se enfría solo.
- Diagnóstico en 30 minutos
- Primer proceso listo en 2–3 semanas
- Sin cambiar tu software de gestión
Calculadora de fuga
¿Cuánto dinero se te escapa cada año? Pon tus números.
Mueve los controles con las cifras de tu clínica. Nada se envía, nada se guarda: el cálculo se hace en tu navegador.
220
Visitas totales, incluidas revisiones y primeras visitas.
12%
Huecos que se quedan vacíos sin avisar. Sin confirmación automática, en las clínicas que vemos ronda el 12–17 %.
18
Tratamientos de importe alto que el paciente se lleva «para pensárselo».
30%
Con seguimiento activo, este porcentaje sube. Es la palanca más grande de todas.
900€
Valor medio de un tratamiento, plan o presupuesto que el paciente se lleva para pensárselo.
Dónde se escapa
Ninguna de estas cosas parece grave por separado.
Una cita que no se confirma. Un presupuesto que nadie llama. Un dato que se copia a mano. Juntas son margen perdido, y ninguna aparece como línea en la cuenta de resultados.
Citas que acaban en hueco
12–17 %
Sin confirmación automática, hasta una de cada seis citas se queda vacía y el paciente se va a otra.
Presupuestos sin seguimiento
3–6 sem
Tratamientos largos y presupuestos altos se deciden fuera de la clínica, sin nadie que acompañe la decisión.
Trabajo manual a la semana
5–8 h
Llamadas de confirmación, mensajes sueltos y perseguir respuestas a mano.
Cifras orientativas a partir de medias del sector, no una medición de tu clínica. El rango del no-show va del 12 % al 17 % según si hay confirmación automática o no.
Reconocimiento
Si tu clínica funciona así, el problema no es el equipo
Es que el sistema sigue trabajando como si todo fueran personas acordándose de todo. Ninguna de estas señales parece grave por separado. Juntas son margen.
Los presupuestos se enfrían en un cajón digital
El paciente se va a pensarlo y no vuelve. No hay nadie a quien le toque escribir a los diez días.
WhatsApp, email y Doctoralia viven cada uno por su lado
El paciente no distingue canales. Solo nota que en la clínica hay que repetir la misma historia tres veces.
Nadie sabe qué paciente toca hoy
No hay lista de seguimiento. Hay memoria de una persona, y esa persona es el cuello de botella.
Las revisiones se recuerdan cuando el paciente llama
Revisiones y seguimiento se pierden, y se recuperan solo si el paciente se acuerda de ti.
Los datos del paciente se copian a mano
Del formulario a la ficha, de la ficha al programa de gestión. Cada copia es una ocasión de equivocarse.
Antes y después
El síntoma cambia. La fuga es la misma
Hoy
- Confirmación de citas a mano, cuando alguien se acuerda.
- Presupuestos abiertos sin fecha de siguiente contacto.
- Mensajes de WhatsApp que se pierden entre los miembros del equipo.
- Nadie sabe qué paciente toca hoy ni cuántos huecos quedaron ayer.
- Los datos del paciente se pasan a mano entre pantallas.
Con el proceso bien diseñado
- Citas confirmadas y recordadas solas, con reagendado automático.
- Cada presupuesto abierto tiene siguiente contacto asignado.
- Bandeja única: WhatsApp, email y web entran al mismo sitio.
- Una lista de seguimiento que dice a quién toca hoy.
- El dato se introduce una vez y alimenta el resto.
Qué automatizamos
Cinco procesos que suelen quemar dinero en una clínica
Confirmación y recordatorio de citas
Aviso al paciente, confirmación, y si no responde, segundo aviso y reagendado. El hueco se ofrece a la lista de espera antes de perderse.
Seguimiento de presupuestos abiertos
Cada presupuesto tiene paciente, importe y fecha de siguiente contacto. Si pasa la fecha y nadie ha hablado con él, salta el aviso.
Bandeja única de entrada
WhatsApp, web, email y Doctoralia caen en un solo sitio con responsable asignado. Lo urgente deja de esconderse entre mensajes sueltos.
Reactivación de pacientes dormidos
Quién no ha vuelto en X meses, a quién le toca revisión, y un contacto en el momento en el que todavía se acuerda de ti.
Informe semanal de la clínica
Citas confirmadas, huecos, presupuestos abiertos y respuestas pendientes, en un mensaje, sin que nadie tenga que montarlo a mano.
Cómo se trabaja
Diagnóstico corto, sprint acotado, nada de proyectos eternos
Diagnóstico
30 minutos con quien manda. Elegimos un proceso, lo medimos con datos de la clínica y decidimos si merece la pena. Si no la merece, te lo decimos.
Sprint
Mapeamos el proceso real, diseñamos el flujo y lo probamos con el equipo. Entre una y dos semanas, con casos reales, no con un PDF.
Marcha
Lo dejamos funcionando con tus herramientas actuales y una base que el equipo sostiene solo. Después decides si seguir con el siguiente proceso.
Encaje
Para quién tiene sentido
Funciona bien cuando ya hay pacientes, movimiento y una pérdida visible. Si el proceso todavía no duele, no hace falta automatizarlo.
Sí tiene sentido
- Clínicas con volumen suficiente de citas al día.
- Tratamientos largos o de importe alto, que se deciden fuera de la consulta.
- Equipo de recepción pequeño haciendo trabajo de seguimiento.
- Software de gestión que no quieres cambiar.
- Alguien con autoridad para decidir sin consultar a un comité.
Probablemente no
- Clínicas que arrancan y aún no tienen flujo de pacientes.
- Procesos que solo pasan una o dos veces al mes.
- Buscando una herramienta genérica que «lo haga todo».
- Sin nadie que pueda dedicar 30 minutos al diagnóstico.
Por especialidad
El proceso es el mismo. La fuga, no.
Una clínica dental pierde presupuestos de implantes; una consulta de fisioterapia, planes que se quedan a medias; una de podología, revisiones que nadie llama. Elige la tuya y mira la cuenta con tus números.
Dental
Citas que se quedan en hueco y presupuestos de implantes u ortodoncia sin seguimiento.
Fisioterapia
Huecos de última hora y pacientes que dejan el plan de sesiones a medias.
Podología
Revisiones que nadie llama, plantillas sin revisión y cartera dormida.
Estética
Valoraciones gratis y presupuestos que se quedan en «me lo pienso».
Preguntas
Lo que suelen preguntarnos
¿Tengo que cambiar mi programa de gestión de clínica?
No. Trabajamos sobre lo que ya usas. Si hace falta conectar dos herramientas, lo conectamos; si no, el proceso se diseña alrededor de tu software actual.
¿Cuánto cuesta?
El diagnóstico es gratuito. El primer sprint, que deja un proceso funcionando de principio a fin, suele quedar entre 1.500 € y 4.500 € según el volumen, las herramientas y las excepciones. El presupuesto se cierra antes de empezar: nunca hay una factura abierta. Y si no vemos retorno claro, te lo decimos y no seguimos.
¿Cuánto tiempo tiene que dedicar mi equipo?
Media hora en el diagnóstico y algo menos durante la prueba del flujo. El resto lo montamos nosotros. La idea es quitar trabajo, no añadir reuniones.
¿Qué pasa con los datos de mis pacientes?
Se tratan según la normativa de protección de datos y solo con lo necesario para el proceso que estemos automatizando. Nada de datos viajando por herramientas que la clínica no controla.
¿Y si el proceso no se puede automatizar?
Pues no se automatiza. A veces lo que hace falta es una regla clara y un responsable, no un sistema. También te lo decimos.
Diagnóstico gratuito
¿Qué proceso te está costando dinero ahora mismo?
30 minutos. Nos dices qué te duele y te decimos, con tus números, si merece la pena automatizarlo y por dónde empezar.