La cuenta, con los supuestos a la vista
En fisioterapia la sesión es el producto, así que aquí no se aplica el 15% del ticket que usamos en dental: cada hueco vale una sesión completa. La estructura del cálculo es la misma; los números, los de una consulta tipo.
| Qué | Cómo se calcula | Resultado |
|---|---|---|
| Huecos por ausencia | 180 citas × 15% de no-show | 27 al mes |
| Valor del hueco | Una sesión completa a 45 € | 45 € |
| Recuperable con aviso y reagendado | 35% de los huecos, a la baja | 5.103 €/año |
| Planes que se abandonan | 20 planes nuevos × 20% que deja tras la 3ª de 8 | 4 pacientes/mes |
| Sesiones que no se realizan | 4 pacientes × 5 sesiones × 45 € | 900 €/mes |
| Total | Huecos + planes incompletos | 15.903 €/año |
No contamos bonos caducados ni pacientes que se van a otro centro: solo lo que se puede medir con los datos de la agenda. Si tu consulta ya tiene lista de espera, la fuga de huecos será menor; el abandono suele seguir igual.
Un plan de 8 sesiones que se queda en 3 no es un paciente recuperado. Es un tratamiento incompleto y 225 € que no entran. Y, muchas veces, un paciente que vuelve seis meses después con el mismo problema y menos confianza en el plan.
El hueco de última hora no es el problema principal
Es el más visible, porque duele a las nueve de la mañana. Pero compite con un problema mayor: la agenda que parece llena y no lo está.
- La cancelación llega cuando ya no hay margen. Un mensaje a las 8:00 para las 10:00 no permite recolocar a nadie. El hueco se queda vacío y, al final del mes, nadie suma esas horas.
- La lista de espera vive en la cabeza de recepción. “Tengo tres pacientes a los que puedo llamar” no es una lista: es memoria. Si recepción está con un paciente, el hueco se pierde.
- La ocupación se mide mal. Una agenda con 90% de huecos reservados puede tener un 75% de ocupación real si las ausencias no se descuentan. La diferencia es la que se lleva el margen.
- Los pacientes crónicos piden hora cuando les duele. Sin cita programada, la demanda se concentra en picos y deja valles que nadie rellena.
El abandono que no se ve
El paciente empieza con dolor, mejora en la tercera sesión y decide que ya puede dejarlo. No es un caso raro: es la forma normal en que se abandona un tratamiento cuando el siguiente paso no está puesto.
- El plan se explica de viva voz, pero no tiene fechas. “Ocho sesiones” no es un plan; “ocho sesiones, martes y jueves a las 18:00” sí. Sin fechas, la siguiente cita depende de que el paciente llame.
- No se pone la siguiente cita antes de salir. “Te llamo yo” o “pides cuando veas” es una puerta abierta a que no vuelva. La cita se pone en recepción, con la agenda delante.
- El alta no se formaliza. Si el paciente decide dejarlo, nadie lo registra. El plan queda abierto para siempre y no se puede distinguir de un abandono.
- Nadie mira los planes a medias. Sin una lista semanal de “planes con menos sesiones de las previstas”, el abandono solo se descubre cuando el paciente ya no contesta.
La adherencia tiene una parte clínica —el plan lo decide el fisioterapeuta— y una parte administrativa, que es la que se puede sistematizar: que la siguiente cita exista, que el paciente sepa cuántas quedan y que alguien llame si faltan dos.
El proceso mínimo que cambia la agenda
- Plan con fechas desde el primer día. Número de sesiones, días y hora habitual. Se entrega por escrito y se registra en la ficha.
- Siguiente cita antes de salir. No se negocia por WhatsApp después: se pone en recepción, con el paciente delante.
- Aviso de hueco con lista priorizada. Si alguien cancela, el sistema propone a los tres pacientes que mejor encajan por horario y tratamiento.
- Control de plan cada semana. Si a un paciente le faltan dos sesiones y no tiene cita, salta el aviso; recepción llama ese día, no la semana siguiente.
- Alta explícita. Si decide no continuar, se registra el motivo y se cierra el plan. Se le puede ofrecer una revisión a 30 días, según criterio clínico.
Qué medir el primer lunes
| Métrica | Cómo se saca | Referencia prudente |
|---|---|---|
| Ocupación real | Horas con paciente / horas disponibles, descontando ausencias | Más del 80% |
| Planes completados | Planes con todas las sesiones / planes cerrados | Más del 75% |
| Días hasta reagendar | Desde la falta hasta la nueva cita | Menos de 7 |
| Huecos cubiertos | Huecos rellenados / huecos generados | 30–40% |
| Bonos sin usar | Bonos a 30 días de caducar con sesiones pendientes | Cero sin aviso |
Qué preguntar antes de contratar a nadie
- ¿Trabaja sobre mi software o me obliga a migrar?
- ¿Cómo distingue un alta voluntaria de un abandono?
- ¿Qué pasa si el paciente no responde al aviso?
- ¿Quién es el dueño del dato y dónde vive?
- ¿Cómo se mide el resultado y en cuánto tiempo?
Lo que suelen preguntarnos
¿Tengo que cambiar mi software de fisioterapia?
No. Se trabaja sobre la agenda y la ficha que ya usas. Si el programa permite exportar citas o tiene API, se conecta; si no, se monta una capa externa que lee y escribe sobre lo que ya existe. Migrar es la última opción.
¿No basta con avisar por WhatsApp?
Para un aviso suelto, sí. Para controlar un plan de ocho sesiones, no: sin estado no se sabe quién ha confirmado, quién ha faltado ni a quién toca reagendar. El WhatsApp puede ser el canal; lo que falta es el registro y el responsable.
¿No es presión comercial llamar a un paciente que dejó el tratamiento?
No si es seguimiento del plan que el paciente aceptó. La llamada es administrativa: confirmar si quiere continuar, reagendar o cerrar el alta. Si decide no seguir, se registra y se respeta; el objetivo es saberlo, no forzar una sesión.
¿Cómo se mide si un plan se ha completado?
Sesiones realizadas frente a las previstas en el plan inicial. Si el criterio clínico cambia el número, se actualiza el plan y se vuelve a medir. Lo importante es que la diferencia entre lo previsto y lo hecho sea visible cada semana.
¿Sirve para una consulta de un solo fisio?
Sirve aún más: no hay una recepción que sostenga el seguimiento a mano. El proceso tiene que ser más simple, pero las tres reglas son las mismas: siguiente cita antes de salir, lista de espera para huecos y revisión semanal de planes abiertos.
¿Cuánto cuesta montarlo?
El diagnóstico es gratuito. Después se plantea un sprint acotado y se presupuesta según el volumen y las herramientas de la consulta, nunca antes de verlas. Si la fuga no da para pagar el proyecto, se dice y no se sigue.
Esta página describe procesos administrativos y de organización. No es contenido clínico ni sustituye el criterio de un profesional sanitario.