La cuenta, con los supuestos a la vista
No hay una cifra universal. Hay una fórmula. Estos son los supuestos que usamos en la calculadora de /clinicas/, puestos aquí para que puedas discutirlos con tus propios números.
| Qué | Cómo se calcula | Resultado |
|---|---|---|
| Huecos por ausencia | 220 citas × 12% de no-show | 26,4 al mes |
| Valor de una visita | 15% de un ticket medio de 900 € (revisión, limpieza o primera consulta) | 135 € |
| Recuperable con confirmación y reagendado | 35% de los huecos, a la baja | 14.969 €/año |
| Presupuestos que no cierran | 18 × 70% que no contrata | 12,6 al mes |
| Recuperable con seguimiento | 28% de los fríos, con un margen bruto del 60% | 22.861 €/año |
| Total | Huecos + presupuestos | 37.830 €/año |
El 35% y el 28% son los dos únicos supuestos que no salen de tus datos: están puestos a la baja. Si tu clínica ya confirma por WhatsApp, tu fuga de huecos será menor; si no tiene lista de espera, será mayor. La estructura del problema no cambia.
Si tu ticket medio está en implantes u ortodoncia, el peso cambia. Seis presupuestos al mes a 3.000 €, con un 25% de cierre y el mismo seguimiento, son 27.200 € al año solo en esa línea. El hueco de agenda se ve; el presupuesto frío, no.
Por qué la cita se queda en hueco
Casi nunca es porque el paciente sea informal. Es porque el sistema de confirmación depende de que alguien se acuerde en el único momento en que no tiene tiempo.
- La confirmación se hace entre paciente y paciente. La doctora o la recepcionista llama cuando queda un hueco entre dos visitas; si el día va lleno, no se llama. Nadie sabe cuántas confirmaciones se quedaron sin hacer.
- El recordatorio llega cuando ya no se puede reaccionar. Un mensaje 24 horas antes pilla al paciente con el día organizado. A 72 horas, puede mover la cita; a 24, solo puede faltar.
- No hay lista de espera real. Cuando alguien cancela, el hueco se pierde porque llamar a ocho personas son cuarenta minutos que nadie tiene. Una lista de espera sin sistema es una libreta.
- La cancelación vive en un WhatsApp personal. Sin registro, sin motivo y sin reagendado. El mismo hueco se puede perder dos veces: hoy y en la cita que nunca se volvió a poner.
- Nadie mide el no-show. No está en el informe mensual, así que no existe como problema. Lo que no se mide se convierte en “siempre ha sido así”.
El presupuesto dental no se pierde el día que se entrega
Se pierde en la semana tres. El paciente sale con el presupuesto en la mano, se lo piensa, compara, habla con su pareja y, si nadie le escribe, entiende que la clínica tampoco tiene prisa. Ahí empieza el silencio.
- “Me lo pienso” no es un no. Es una objeción sin resolver: precio, miedo, segunda opinión o financiación. Cada una se responde de forma distinta, y ninguna se responde sola.
- Nadie es dueño del seguimiento. La doctora cree que llama recepción; recepción cree que lo hace la doctora. El presupuesto se queda en tierra de nadie.
- No hay fecha de siguiente contacto. En el software figura el importe y el tratamiento, pero no el día en que hay que volver a hablar. Sin fecha, no hay aviso; sin aviso, no hay llamada.
- Tres toques, no veinte. Un mensaje a las 48 horas para resolver dudas, otro al día 7 para hablar de financiación o del plan, y uno al día 21 para cerrar o archivar. Insistir más no es seguimiento: es desgaste.
Qué debe hacer un programa de citas para clínica dental
No hace falta el programa más caro. Hace falta que el programa haga siete cosas y que alguien responda de ellas:
- Confirmar en dos pasos (72 y 24 horas) y permitir cambiar la hora sin llamar.
- Reagendar en un clic y ofrecer el hueco a la lista de espera antes de perderlo.
- Registrar cada cancelación con motivo, no solo con un hueco libre.
- Un solo paciente aunque llegue por web, WhatsApp, teléfono o Doctoralia.
- Presupuesto con importe, fecha de entrega y fecha de siguiente contacto.
- Aviso al responsable cuando esa fecha vence sin respuesta.
- Informe semanal: huecos, recuperados, presupuestos fríos y revisiones.
La mayoría de clínicas ya tiene la agenda y la ficha. Lo que falta es la capa de proceso que une las dos y dice a quién toca hablar hoy. Eso se puede montar sobre el software actual, sin migrar nada.
Qué medir el primer lunes
| Métrica | Cómo se saca | Referencia prudente |
|---|---|---|
| No-show | Citas no asistidas / citas totales del mes | 5–10% con confirmación; 15–20% sin ella |
| Huecos recuperados | De cada 10 cancelaciones, cuántas se rellenan | 3–4 |
| Presupuestos con próximo contacto | Abiertos con fecha / abiertos totales | 100% |
| Días hasta el segundo contacto | Mediana entre entrega y siguiente conversación | Menos de 7 |
| Revisiones generadas | Citas de revisión / pacientes elegibles | Más del 30% |
Si estos cinco números no salen de tu software en diez minutos, ese es el primer proceso que hay que arreglar. Sin datos, cualquier cambio es una opinión.
Qué preguntar antes de contratar a nadie
- ¿Trabaja sobre mi programa de gestión o me obliga a migrar?
- ¿Qué pasa cuando el paciente no responde al segundo aviso?
- ¿Quién es el dueño del dato y dónde vive?
- ¿Cómo se mide el resultado y en cuánto tiempo?
- ¿Qué parte es software y qué parte es proceso y personas?
Si la respuesta es solo “te damos una herramienta”, no es suficiente. Una herramienta sin dueño y sin rutina se abandona en tres semanas.
Lo que suelen preguntarnos
¿Cuánto es normal que falten pacientes a una cita dental?
Con confirmación previa, lo habitual es moverse entre el 5% y el 10%. Sin confirmación ni recordatorio, una clínica pequeña puede estar en el 15–20% sin darse cuenta. La diferencia no es el paciente: es el proceso.
¿Basta con mandar un WhatsApp el día antes?
Ayuda, pero no es un sistema. Si el mensaje sale del móvil de una persona, no queda registro, no se sabe a quién se avisó y no se puede medir. El aviso tiene que estar en un flujo con estado: enviado, confirmado, cancelado, reagendado.
¿Tengo que cambiar mi programa de gestión de clínica?
No. La mayoría de programas de gestión dental permiten exportar agenda y pacientes, o tienen una API. Trabajamos sobre lo que ya usas; si hay que conectar dos herramientas, se conectan. Migrar el software es la última opción, no la primera.
¿Cuánto tarda en notarse?
El primer proceso —confirmación y reagendado— se puede probar en una o dos semanas. Los presupuestos necesitan un ciclo completo de seguimiento (21 días) para verse. A partir de ahí se mide con tus datos, no con impresiones.
¿Es legal escribir a los pacientes para recordarles una cita o un presupuesto?
Los recordatorios de una cita se apoyan en la relación asistencial que ya existe; el seguimiento de un presupuesto, en el interés legítimo de cerrar el servicio que el paciente pidió. Se usan los datos mínimos, no se mezcla con publicidad de terceros y siempre hay forma de darse de baja. La clínica es la responsable del tratamiento: conviene tenerlo por escrito con tu asesor.
¿Y si tengo pocas citas al mes?
Entonces el orden cambia: primero presupuestos y revisiones, que tienen más importe por caso; después los huecos. La cuenta se hace igual, con tus números, y suele decir si merece la pena.
Esta página describe procesos administrativos y de organización. No es contenido clínico ni sustituye el criterio de un profesional sanitario.