La cuenta, con los supuestos a la vista
La podología tiene dos fugas distintas: la cita que se pierde y el presupuesto de estudio o plantillas que se queda sin respuesta. Se calculan por separado porque se arreglan con procesos distintos.
| Qué | Cómo se calcula | Resultado |
|---|---|---|
| Huecos por ausencia | 160 citas × 10% de no-show | 16 al mes |
| Valor del hueco | Una consulta o sesión de quiropodia a 45 € | 45 € |
| Recuperable con aviso y reagendado | 35% de los huecos, a la baja | 3.024 €/año |
| Estudios que no cierran | 25 al mes × 50% que no contrata | 12,5 al mes |
| Recuperable con seguimiento | 28% de los fríos, ticket 300 €, margen 60% | 7.560 €/año |
| Total | Huecos + estudios | 10.584 €/año |
El ticket de 300 € es una media conservadora entre estudio biomecánico y plantillas. Si trabajas con tratamiento de pie de riesgo o productos de precio alto, la misma fórmula da más; si solo haces quiropodia, da menos.
La cartera dormida no entra en la suma, pero es la fuga más grande. Con 350 pacientes en ficha y cuatro de cada diez sin visita en doce meses, hay 140 personas a las que nadie ha llamado. Recuperar solo una de cada cinco, a 45 €, son 1.260 €. No es una campaña: es una lista que debería existir todos los meses.
La quiropodia no se vende: se recuerda
El paciente de quiropodia no vuelve porque el tratamiento sea malo; vuelve cuando le molesta otra vez. Si la siguiente cita no se pone al salir, la recurrencia depende de su memoria y no de tu agenda.
- La frecuencia es parte del tratamiento. Cada paciente tiene un intervalo decidido por el podólogo. Si ese intervalo no se traduce en una cita, no existe.
- El paciente mayor no pide cita por la web. Llama, o espera a que alguien llame. Un recall por teléfono bien hecho vale más que un formulario nuevo en la web.
- El pie de riesgo necesita seguimiento administrativo. El criterio clínico lo pone el podólogo; el sistema solo tiene que garantizar que la revisión esté puesta y que nadie se olvide de avisar.
- La ficha no distingue activo de dormido. Si no hay una fecha de última visita que se pueda filtrar, no hay forma de saber a quién llamar. Y lo que no se puede filtrar, no se llama.
Plantillas y estudio biomecánico: el silencio después de la entrega
Un estudio de plantillas es una decisión de 250–400 € que se toma en dos tiempos: la valoración y la entrega. Entre una y otra hay dudas, comparaciones y una adaptación que no siempre es cómoda los primeros días.
- La revisión no está en la agenda. Se entregan las plantillas y se dice “si algo va mal, me llamas”. El paciente no llama: deja de usarlas.
- La entrega y la revisión se programan juntas. En la cita de entrega se deja puesta la revisión a dos o cuatro semanas, según criterio del podólogo. Es la única forma de saber si la adaptación funciona.
- El presupuesto no tiene fecha de siguiente contacto. Si el paciente se lo piensa, nadie vuelve a hablar con él. A los 21 días ya es tarde para recuperar la conversación sin parecer que se le persigue.
- La garantía se confunde con la revisión. Una revisión no es asumir que el producto falla: es comprobar que el paciente lo está usando bien y que la adaptación va por donde tenía que ir.
El proceso mínimo para una clínica de podología
- Una fecha de última visita visible. Filtrar por 3, 6 y 12 meses permite construir la lista de recall sin pedir un informe nuevo.
- Siguiente cita antes de salir. Si el intervalo es de seis semanas, la cita se pone en recepción, no se deja “para luego”.
- Recall mensual con guion. Un mensaje o una llamada breve: “Le toca revisión; ¿le va bien la semana del 12?”. Dos intentos y se archiva.
- Presupuesto con fecha de siguiente contacto. A los 7 días se resuelve la duda; a los 21, se cierra o se archiva con motivo.
- Revisión de plantillas en la entrega. Cita puesta, instrucciones por escrito y aviso si no acude.
Qué medir el primer lunes
| Métrica | Cómo se saca | Referencia prudente |
|---|---|---|
| Pacientes activos vs. dormidos | Ficha filtrada por última visita a 6 y 12 meses | Dormidos por debajo del 30% |
| Recall recuperado | Citas de revisión conseguidas / pacientes contactados | 15–25% |
| Plantillas con revisión | Revisiones hechas / plantillas entregadas | Más del 80% |
| Presupuestos con próximo contacto | Abiertos con fecha / abiertos totales | 100% |
| No-show | Citas no asistidas / citas totales | Menos del 10% |
Qué preguntar antes de contratar a nadie
- ¿Trabaja sobre mi programa de gestión o me obliga a migrar?
- ¿Cómo distingue una revisión clínica de una campaña de marketing?
- ¿Qué pasa si el paciente no responde al primer aviso?
- ¿Quién es el dueño del dato y dónde vive?
- ¿Cómo se mide el resultado y en cuánto tiempo?
Lo que suelen preguntarnos
¿Cada cuánto hay que llamar a un paciente para revisión?
El intervalo lo decide el podólogo según el caso: quiropodia recurrente, plantillas o pie de riesgo no llevan la misma frecuencia. El sistema no sustituye ese criterio; solo garantiza que la fecha que se decide se cumpla y que, si no se cumple, alguien lo vea.
¿Tengo que cambiar mi programa de gestión?
No. Se trabaja sobre la agenda y la ficha actuales. Si el programa permite exportar pacientes y citas, se usa esa vía; si no, se monta una capa externa. Migrar el software es la última opción.
¿No es una molestia llamar a alguien que no ha vuelto?
Un aviso de revisión no es una llamada de ventas: es el recordatorio de un seguimiento que el paciente ya tenía. Se hace por el canal que aceptó, con un máximo de dos intentos y una baja clara. Si no responde, se archiva y no se insiste más.
¿Cómo se hace el seguimiento de unas plantillas?
La entrega y la revisión se programan juntas. En la cita de entrega se explica el periodo de adaptación y se deja puesta la revisión a las dos o cuatro semanas, según el criterio del podólogo. Sin esa cita, el paciente interpreta cualquier molestia como un fracaso del tratamiento.
¿Sirve para una consulta de un solo podólogo?
Sí. Precisamente en una consulta pequeña el recall es lo primero que se pierde cuando hay pacientes en la sala. El proceso puede ser manual asistido: una lista semanal de revisión y una cita puesta antes de salir.
¿Cuánto cuesta montarlo?
El diagnóstico es gratuito. Después se presupuesta un sprint acotado según el volumen de pacientes y las herramientas disponibles. Si la cartera dormida no da para pagarlo, se dice antes de empezar.
Esta página describe procesos administrativos y de organización. No es contenido clínico ni sustituye el criterio de un profesional sanitario.